Как организовать и провести грантовый конкурс правильно
Исчерпывающий гид
Мы продолжаем серию публикаций, основанных на отчете Вячеслава Бахмина об исследовании конкурсных процедур.

В первом материале мы говорили о том, что нужно учесть организации, чтобы правильно оценить свои силы перед подачей заявки на грантовый конкурс.

В этой статье мы собрали девять важных элементов, которые необходимо проанализировать ресурсным центрам, НКО и другим организациям, которые решили стать организаторами грантового конкурса. В исследовании и материалах, основанных на его данных, говорится о специфике региональных конкурсов по распределению субсидий.
Вячеслав Бахмин
Вячеслав Бахмин, эксперт Комитета гражданских инициатив, эксперт в сфере развития благотворительности и гражданского общества, подготовил всеобъемлющее исследование конкурсных процедур, применяемых при распределении бюджетных субсидий для СО НКО (региональные конкурсы грантов) и при реализации благотворительных программ Фондов местных сообществ (ФМС), благотворительных фондов и других организаций, применяющих конкурсные механизмы.
Элемент первый: правильно прописываем конкурсную документацию
Во многих конкурсах стало хорошей практикой представлять в основном регламентирующем документе смысл используемых в нем понятий. В документах также стоит подробно расписать содержание тематических направлений конкурса, чтобы конкурсанты одинаково с организаторами понимали, какая именно деятельность в проекте может быть поддержана.

Столь же тщательно следует представить критерии оценки рассматриваемых заявок с подробным ранжированием каждого критерия по баллам, что значительно облегчает работу экспертов.
Элемент второй: грамотно работаем с экспертами
Состав экспертов и качество проводимой экспертизы заявок являются ключевыми элементами, от которых зависит успех конкурса. Процедура отбора экспертов в конкурсных документах обычно не описана, но хорошей практикой является предварительная работа с экспертами, их обучение, что пока, похоже, применяется редко.

В документах некоторых региональных конкурсов предусмотрена возможность отстранения эксперта за недобросовестные оценки заявок. Идея нам кажется правильной, хотя пользоваться таким правом надо аккуратно — все же эксперт процессуально независимая фигура.

Важно: из документов конкурса очень редко можно понять, оплачивается ли работа экспертов конкурса. Между тем, для качественной оценки заявки, представленный на региональный конкурс требуется немало времени, в среднем не менее часа на одну заявку по оценке некоторых организаторов конкурса. Если работа эксперта не оплачивается, то сложно ожидать от него качественной работы.

У организаторов конкурса есть соблазн привлечения экспертов для оценки проектов pro bono, используя свой административный ресурс. При этом сроки для оценки заявок могут устанавливаются самые жесткие. В одном из регионов эксперту нужно было бесплатно оценить 149 заявок за пять дней. Понятно, что сделать такую работу качественно невозможно даже за деньги.
Элемент третий: правильно определяем сроки проектов
Один из недостатков проектного финансирования состоит в том, что срок проекта обычно не превышает год. Опыт показывает, что за короткий срок проекта достичь серьезных социальных изменений сложно. Так появилась идея поддержки долгосрочных проектов по некоторым тематическим направлениям, которую реализовали в Фонде президентских грантов.

Практика, однако, показала, что большинство участников конкурса не поняли, в чем специфика долгосрочного проекта, необходимость которого требует убедительного обоснования. Многие конкурсанты, привыкшие к краткосрочным проектам, решили, что трехлетний проект просто даёт возможность поработать со своей целевой группой три года вместо обычных полутора лет. Для продвижения и разъяснения сути этой полезной идеи нужны дополнительные усилия организаторов конкурса.
Элемент четвертый: продумываем электронный формат конкурса
Электронный формат приема и оценки заявок экспертами значительно и позитивно повлиял на эффективность проведения конкурсов. Такой формат облегчил для НКО участие в конкурсе, дал возможность расширить круг привлеченных экспертов, увеличил его открытость и доступность.

К сожалению, в региональных конкурсах этот механизм не всегда работает четко и нуждается в усовершенствовании. Благодаря наличию единой платформы, объединяющей информацию о проводимых в регионах грантовых конкурсах, любому доступна информация о всех проектах, принявших участие в конкурсах, в едином формате «Паспорта проекта», который включает среди прочего краткое описание проекта, его цели и задачи, обоснование социальной значимости проекта, его географию и стоимость.
Элемент пятый: не забываем про важность консультаций и обучения для участников конкурса
Практика проведения консультаций, вебинаров и семинаров для конкурсантов упоминается в ряде регионов, что позволяет разъяснить наиболее сложные элементы и понятия конкурсной процедуры. Например, в Свердловской области предусмотрена обязанность организаторов конкурса дать в письменном виде разъяснение по объявлению о конкурсе в течение четырех дней. В Челябинской области разработан понятный и доступный курс по социальному проектированию для СО НКО, проводились многочисленные вебинары по подготовке заявки на конкурс.
Элемент шестой: описываем процедуру принятия решений о победителях максимально прозрачно
К сожалению, в документах многих региональных конкурсов процесс и процедура принятия решения о проектах, получающих финансирование, описаны общими словами, и часто участники конкурса лишь узнают итоговый результат, не понимая, как он получился.

Тем ценнее опыт тех регионов, где такой процесс представлен достаточно подробно. Например, право конкурсной комиссии частично пересматривать оценки экспертов и менять рейтинг заявок в некотором интервале довольно подробно изложено в конкурсных документах Московского конкурса «Москва – добрый город» и конкурса для СО НКО в ХМАО.
Элемент седьмой: не забываем прописать веса критериев
В достаточно масштабных региональных конкурсах полезно использовать для критериев оценки заявок коэффициенты их важности или значимости. Эта практика применяется в конкурсах некоторых регионов, а также в конкурсах Фонда президентских грантов.

Такое ранжирование критериев оценки позволяет учитывать специфику региона, гибко учитывать значимость тех или иных элементов проекта, в том числе в зависимости от его масштаба. Для конкурсов с небольшим числом участников и с ограниченным набором основных критериев весовые коэффициенты можно не вводить.
Элемент восьмой: правильно информируем о результатах конкурса
Если данные о всех проектах, участвующих в конкурсе, легко получить, поскольку они обязательны к публикации на единой платформе в едином формате, то разобраться, почему та или иная заявка не была поддержана, бывает очень сложно.

О том, что организаторы не обязаны сообщать о причинах отклонения заявки, говорится в регулирующих документах большинства конкурсов, что совпадает и с практикой. Однако, организаторы имеют возможность опубликовать результаты конкурса с оценками экспертов по каждому из критериев, что поможет заявителям понять, что же в заявке было описано недостаточно убедительно. В конкурсе республики Саха-Якутия баллы по критериям не оглашаются, но направляются в личный кабинет заявителя. Жаль, что такая практика встречается редко.
Элемент девятый: указываем, можно ли корректировать параметры проекта, если он уже начался
Опыт показывает, что ни один проект не может быть реализован полностью так, как он был задуман. Жизнь нередко вносит свои изменения в хорошо продуманные планы и бюджеты, и события последних лет наглядно это продемонстрировали.

Поэтому, полезно предусмотреть в договоре гибкий и несложный в реализации механизм внесения изменений в график мероприятий и бюджет проекта, дать возможность грантополучателю в ряде случаев продлить срок выполнения проекта без лишней бюрократии.

Примеры некоторых региональных грантовых конкурсов показывают, что найти разумные решения можно и в случае очень регламентированного бюджетного финансирования. Например, возможности для корректировки мероприятий и бюджета подробно описаны в конкурсе Республики Марий Эл. Конкурс в Хабаровском крае допускает «перераспределение средств субсидии между направлениями расходов в пределах не более 25% от суммы» сокращаемого направления без заключения дополнительного соглашения. Там же подробно перечислены обстоятельства, препятствующие реализации проекта и дающие возможность продления его срока.

Важно: Как отмечают участники конкурсов, на практике многие из них сталкивались с задержкой сроков заключения договоров и выплаты пожертвований, в связи с чем у НКО возникает необходимость корректировать планы и бюджеты грантового проекта. При этом часто приходится писать огромное количество объяснений, запросов на согласование и т.д.

Другая беда – внезапные и срочные запросы о предоставлении разнообразной информации о проекте со стороны донора или меняющиеся требования к отчетности, что создает немалую административную нагрузку на организацию. Что еще раз говорит о важности предусмотрения механизма внесения изменений в график мероприятий и бюджет проекта.
Прочитайте другие статьи нашей рубрики #школагрантмейкинга
Андрей Бородкин
Главный редактор